Untuk menjalankan
operasional perusahaan, tentu memerlukan beberapa hal agar dapat mencapai
target yang sudah ditentukan. Salah satu yang perlu dilakukan adalah dengan
melakukan proses procurement atau pengadaan barang. Procurement atau yang biasa
juga disebut sebagai purchasing merupakan suatu proses pembelian barang yang
dilakukan sebagai bentuk dari perputaran uang dan investasi yang dilakukan oleh
perusahaan. Saat melakukan procurement, perusahaan tentu akan berhadapan
langsung dengan banyak transaksi. Dalam transaksi tersebut biasanya akan
melibatkan dokumen yang dinamakan Purchase Order.
Nah, kali ini kita
akan membahas lebih jauh, mulai dari apa itu purchase order, manfaat serta
fungsinya dan lainnya yang mengenai purchase order di bawah ini.
Definisi
Purchase Order
Purchase order atau PO
merupakan sebuah dokumen yang dibuat oleh pembeli untuk menunjukkan barang yang
ingin mereka beli dari pihak penjual. PO juga merupakan sebuah kontrak yang
dibentuk sebagai kesepakatan antara pembeli dan penjual terkait barang yang
ingin dibeli. Lain halnya dengan invoice yang dibuat oleh penjual lalu
dikirimkan ke pembeli, sedangkan PO berasal dari pembeli dan dikirimkan ke
penjual.
Dalam purchase order
ini biasanya berisi informasi-informasi seperti detail perusahaan, tanggal
pesanan, rincian barang atau produk yang ingin dibeli oleh pihak pembeli.
Selain itu ada informasi seperti nama barang, harga barang dan ketentuan
lainnya. Jadi purchase order ini adalah sebuah surat permintaan barang yang
jumlah dan harganya dicantumkan oleh pembeli.
Setelah PO dibuat,
maka akan langsung dikirim kepada penjual. Lalu setelah itu, penjual tersebut
akan melihat PO tersebut dan mempertimbangkan apakah akan menerima penawaran
dari pihak pembeli tersebut atau tidak. Jika PO tersebut sudah diterima, maka
pihak penjual sudah menyetujui untuk menjualnya dari jumlah yang sudah
tercantum dan ditetapkan oleh pembeli. Setelahnya pihak penjual mengeluarkan
invoice pada pembeli sesuai dengan pesanan pembeliannya.
Kadang banyak yang
memiliki anggapan bahwa proses menggunakan PO ini cukup rumit, padahal dengan
melakukan proses transaksi menggunakan sistem ini tentu transaksi menjadi lebih
aman dan mengurangi adanya risiko-risiko yang ada.
Manfaat
Purchase Order
Setiap dokumen atau
formulir yang digunakan perusahaan pastinya memiliki manfaat yang berbeda-beda.
Karena itu berikut manfaat PO bagi perusahaan, seperti:
●
Menghindari Adanya
Kemungkinan Penipuan
Saat melakukan
pemesanan dari satu supplier memang
prosesnya dapat lebih singkat karena kita dapat memesannya langsung. Tetapi,
hal ini akan sedikit berisiko karena adanya kemungkinan penipuan, apalagi jika
sistem pemesanannya tidak sesuai dengan SOP.
Hal ini berbeda dengan
melakukan pemesanan barang dengan menggunakan Purchase Order dimana proses yang
dilakukan akan lebih aman serta dapat terhindar dari risiko penipuan, sehingga
dapat meminimalisir kerugian yang dapat dialami oleh perusahaan.
●
Menentukan Harga yang Sesuai
Sebagai seorang
pembeli yang menentukan harga dan juga kamu mengajukannya kepada pihak penjual.
Apabila penjual tersebut setuju dengan harga dan barang yang kamu ajukan, maka
ini dapat lebih menguntungkan bagi perusahaan.
Bahkan, jika kamu
melakukan pemesanan dan pembelian lewat Purchase Order dalam jumlah yang lebih
besar, biasanya juga akan mendapatkan potongan harga yang lebih murah. Hal
tersebut dapat membuat perusahaan lebih irit dari segi pengeluarannya.
●
Mengamankan Ketersediaan
Barang
Melakukan pembelian
dengan menggunakan Purchase Order ini dapat membantu kamu dalam mengamankan
barang yang ingin dibeli. Karena saat mengajukan Purchase Order, tentu penjual akan
memastikan ketersediaan barang yang kamu inginkan dan tentunya akan
menyimpannya untuk dikirim pada waktu yang telah ditentukan.
Penjelasan di atas
tentu sedikit banyak sudah membuat kamu memahami apa itu Purchase Order, bukan?
Karena itu pastikan perusahaan kamu menggunakan sistem PO saat melakukan proses
transaksinya agar semakin aman. Purchase Order ini juga dapat dijadikan jaminan
untuk pengajuan pinjaman di beberapa platform pengajuan pinjaman, karenanya
optimalkan transaksi dengan menggunakan sistem Purchase Order.
Ajukan Pinjaman
dengan Menggunakan Agunan yang Lebih Fleksibel di Akseleran
Untuk kamu yang
tertarik mengenai pendanaan atau pinjaman langsung bisa juga menghubungi (021)
5091-6006 atau bisa via email [email protected]
0 Comments